Có một kẻ hút tiền đang ẩn núp trong văn phòng của bạn. Sự hiện diện của nó rất tinh vi đến nỗi bạn thường không nhận ra mức độ tác động của nó đến lợi nhuận ròng của bạn. Chi phí cao tăng lên theo thời gian chủ yếu là do máy in và máy photocopy của bạn. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy những kẻ hút tiền này là “chi phí hoạt động kinh doanh cao thứ ba sau tiền thuê nhà và tiền lương”. Quản lý hiệu quả chi tiêu kinh doanh là rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn. Bài viết này nêu bật 5 cách bạn có thể giảm chi phí in ấn và cuối cùng là cải thiện lợi nhuận ròng của mình.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc giảm chi phí in ấn là một cách hiệu quả để tiết kiệm ngân sách. Dưới đây là 5 cách có thể giúp giảm chi phí in ấn:
- Tối ưu hóa thiết kế tài liệu:
- Sử dụng định dạng và bố cục đơn giản giúp giảm số trang và lượng mực in. Tránh sử dụng nhiều màu sắc hoặc hình ảnh chất lượng cao không cần thiết.
- Cân nhắc việc in hai mặt của giấy để giảm lượng giấy sử dụng.
- Chọn máy in và vật liệu in ấn phù hợp:
- Đầu tư vào máy in có hiệu suất cao và tiết kiệm mực. Máy in laser có thể tiết kiệm hơn cho các tài liệu in số lượng lớn so với máy in phun.
- Sử dụng giấy tái chế hoặc giấy chất lượng thấp hơn cho những tài liệu không yêu cầu chất lượng cao.
- Quản lý và tối ưu hóa lượng in:
- Sử dụng phần mềm quản lý in ấn để theo dõi và kiểm soát lượng in. Phần mềm này có thể giúp bạn phát hiện các mẫu in không cần thiết và giảm lãng phí.
- Khuyến khích nhân viên xem xét lại trước khi in, và cân nhắc in tài liệu chỉ khi thực sự cần thiết.
- Tận dụng dịch vụ in ấn ngoài:
- Đối với các tài liệu hoặc chiến dịch quảng cáo số lượng lớn, xem xét việc thuê dịch vụ in ấn bên ngoài. Những dịch vụ này thường có giá cả cạnh tranh hơn khi in số lượng lớn và cung cấp chất lượng in ấn tốt hơn.
- Sử dụng công nghệ kỹ thuật số:
- Chuyển đổi tài liệu sang định dạng số và sử dụng email hoặc các công cụ chia sẻ tài liệu trực tuyến thay vì in ấn giấy. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn mà còn giảm chi phí lưu trữ và vận chuyển.
Áp dụng những cách trên có thể giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý chi phí in ấn hiệu quả hơn và tiết kiệm ngân sách một cách đáng kể.