Trong công việc hiện đại, kỹ năng văn phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng, và kỹ năng in tài liệu là một phần thiết yếu trong đó. Một trong những phương pháp nhanh chóng và hiệu quả nhất là in trực tiếp từ máy tính kết nối với máy photocopy qua mạng nội bộ của công ty. Bạn đã biết cách thực hiện phương pháp này chưa? Bài viết dưới đây của Việt Số Hóa sẽ hướng dẫn bạn cách in từ máy tính một cách đơn giản và dễ hiểu nhất.
Bước 1: Thực hiện điều chỉnh trên máy photocopy
- Cài đặt IP cho máy photocopy:
- Trên máy photocopy, nhấn nút “User Function”.
- Nếu máy yêu cầu mật khẩu, đăng nhập để tiếp tục.
- Chọn “Network Settings”, sau đó chọn “IP/TCP” và “Manual”.
- Nhập địa chỉ IP, Subnet Mask, và Gateway theo thông tin hiển thị trên giao diện máy.
Bước 2: Điều chỉnh trên máy tính để kết nối in
- Cấu hình địa chỉ IP:
- Nhấp vào nút “Start” ở góc dưới bên trái màn hình.
- Chọn “Network Connections”.
- Nhấp chuột phải vào kết nối mạng và chọn “Properties”.
- Chọn “Internet Protocol (TCP/IP)” và nhấn “Properties”.
- Chọn “Use the following IP address” và nhập địa chỉ IP tương thích với máy photocopy.
- Thêm máy photocopy như một máy in:
- Nhấp vào “Start” và chọn “Printers and Faxes”.
- Chọn “Add Printer” và nhấn “Next”.
- Nhập địa chỉ IP của máy photocopy khi được yêu cầu.
Bước 3: Thực hiện in tài liệu
- In từ tài liệu:
- Mở tài liệu bạn muốn in, nhấp vào “File” ở góc trên bên trái.
- Chọn “Print” và nhấn “Enter”.
- Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn in như in một mặt, hai mặt, v.v.
- Hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt “Ctrl + P”, sau đó nhấn “Print” để bắt đầu in.
- Xử lý sự cố kết nối máy photocopy:
- Kiểm tra khay giấy: Đảm bảo giấy trong khay còn đủ.
- Kiểm tra hệ điều hành: Đảm bảo máy tính và máy photocopy sử dụng cùng một hệ điều hành hoặc phiên bản tương thích.
- Kiểm tra Driver: Đảm bảo driver máy photocopy tương thích với máy tính.
Khắc phục sự cố khi máy photocopy mất kết nối
- Kiểm tra và cấu hình lại kết nối mạng:
- Nhấp chuột phải vào biểu tượng mạng dưới góc màn hình và chọn “Open Network and Sharing Center”.
- Chọn kết nối mạng đang sử dụng, sau đó nhấp vào “Properties”.
- Chọn “Internet Protocol Version 4” và nhấn “Properties”.
- Chọn “Obtain an IP address automatically” và nhấn “OK”.
- Cấu hình lại máy photocopy:
- Truy cập “Network Settings” và đặt lại địa chỉ IP.
- Chọn “Printer” hoặc “Network”, đặt mật khẩu và đảm bảo các thiết lập phù hợp.
- Cài đặt lại driver máy photocopy:
- Vào “Printers and Faxes”, chọn “Add Printer”, và nhập địa chỉ IP.
Những lưu ý khi in từ máy tính ra máy photocopy
- Vệ sinh máy photocopy: Đảm bảo vệ sinh đúng cách để không làm lỏng kết nối hoặc ảnh hưởng đến cài đặt.
- Kiểm tra kết nối sau thay đổi: Nếu cài đặt lại hệ điều hành hoặc phần mềm mới, hãy kiểm tra kết nối in.
- Chăm sóc máy photocopy: Đảm bảo kiểm tra các bộ phận như bánh răng, mực in, và không thay đổi chất lượng mực để tránh tình trạng nghẹt ống hay lỗi máy.
- Reset máy khi cần thiết: Nếu gặp lỗi nhỏ, thử reset máy photocopy.
- Nhờ kỹ thuật viên: Nếu không tự khắc phục được lỗi, hãy nhờ đến kỹ thuật viên chuyên nghiệp.