Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng máy photocopy văn phòng:
1. Chuẩn Bị Trước Khi Sử Dụng
- Kiểm Tra Máy:
- Đảm bảo máy photocopy đã được bật và có đủ giấy.
- Kiểm tra mức mực in (nếu máy sử dụng mực) và thêm mực nếu cần.
- Chuẩn Bị Tài Liệu:
- Sắp xếp tài liệu cần sao chép, làm sạch và loại bỏ các vật cản như ghim hoặc kẹp giấy.
2. Vận Hành Máy Photocopy
Những thao tác cơ bản trên máy photocopy bạn cần biết
- Màn hình cảm ứng: Dùng vào việc cài đặt, thiết lập các chương trình copy và các tiện ích khác.
- Phím Box: Dùng để vào chế độ box.
- Phím Access: Khai báo mật mã khi máy ở chế độ cài mật khẩu.
- Phím Fax/Scan: Chế độ Fax/scan.
- Phím Extra Scan: Chế độ Extra scan.
- Phím Copy (Chế độ mặc định của máy): Chế độ copy.
- Phím Reset: Giúp đưa máy về chế độ mặc định.
- Phím Stop: Chấm dứt quá trình thực hiện copy.
- Phím Start: Bắt đầu hoạt động chu kỳ copy.
- Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hiện hành và bắt đầu một việc khác. Nếu muốn quay về chế độ copy, bạn nhấn Interrupt một lần nữa.
- Công tác nguồn phụ: Dùng để tắt máy tạm thời. Khi có fax đến máy vẫn nhận, bật công tắc bản fax gửi đến sẽ được in ra.
- Phím Proof Copy: Có chức năng in kiểm tra trước khi tin số lượng bản lớn.
- Phím Mode Check: Kiểm tra lại các cài đặt của người dùng. Từ màn hình của máy, bạn có thể thiết lập các chương trình copy hoặc thay đổi các chương trình hiện có.
- Phím Clear (phím C): Dùng để xóa bản copy cũng như các cài đặt khác khi thiết lập chương trình trên máy.
- Đèn báo Main Power: Đèn báo sẽ sáng xanh khi công tắc nguồn chính được bật.
- Khung phím số: Dùng để khai báo các bản cần copy và nhập các chức năng khác.
- Phím Utility/Counter: Chức năng chuyển chế độ màn hình về Utility/Counter.
- Phím Contrast: Điều chỉnh độ tương phản trên màn hình cảm ứng.
- Phím Mode Memory (Bộ nhớ tạm thời): Chức năng lưu các thiết lập và gọi ra khi cần thiết.
- Phím Enlarge Display: Chức năng phóng to màn hình của máy.
- Phím Accessibility: Thiết lập chức năng người dùng trên màn hình cảm ứng.
- Mở Máy:
- Nhấn nút nguồn để bật máy và chờ máy khởi động hoàn toàn.
- Đặt Tài Liệu Cần Sao Chép:
- Đặt trên kính quét: Mở nắp máy và đặt tài liệu lên kính quét sao cho cạnh trên của tài liệu nằm sát vào cạnh của kính quét. Đảm bảo tài liệu được căn chỉnh ngay ngắn.
- Sử dụng khay nạp tài liệu tự động (ADF): Nếu máy có ADF, đặt tài liệu vào khay nạp và căn chỉnh sao cho giấy không bị kẹt.
- Chọn Các Tùy Chọn Sao Chép:
- Số bản sao: Chọn số bản sao bạn cần.
- Kích thước giấy: Chọn kích thước giấy phù hợp (A4, A3, Letter, v.v.).
- Chế độ sao chép: Chọn chế độ màu (màu hoặc đen trắng) và chất lượng sao chép nếu cần.
- Thực Hiện Sao Chép:
- Trên máy không có màn hình cảm ứng: Nhấn nút “Copy” hoặc “Start” để bắt đầu quá trình sao chép.
- Trên máy có màn hình cảm ứng: Xác nhận các tùy chọn và nhấn nút “Start” hoặc “Copy” để bắt đầu.
- Lấy Bản Sao:
- Khi máy hoàn tất quá trình sao chép, lấy bản sao ra khỏi khay đầu ra. Đảm bảo không để bản sao nằm quá lâu trong khay để tránh nhăn hay rách giấy.
3. Sau Khi Sử Dụng
- Tắt Máy:
- Nếu không sử dụng máy trong thời gian dài, tắt máy để tiết kiệm năng lượng.
- Dọn Dẹp:
- Đóng nắp máy và làm sạch khu vực xung quanh máy photocopy. Đảm bảo không để lại giấy vụn hay bụi bẩn trên kính quét.
- Bảo Trì:
- Định kỳ kiểm tra và làm sạch máy photocopy theo hướng dẫn của nhà sản xuất để giữ máy hoạt động hiệu quả.
4. Xử Lý Sự Cố
- Kẹt Giấy:
- Nếu giấy bị kẹt, làm theo hướng dẫn trên màn hình hoặc tài liệu hướng dẫn để gỡ bỏ giấy kẹt.
- Lỗi Mực In:
- Kiểm tra mức mực và thay thế nếu cần thiết.
- Vấn Đề Kỹ Thuật:
- Nếu máy gặp sự cố khác, hãy tham khảo sách hướng dẫn sử dụng hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật.
Hy vọng những hướng dẫn này giúp bạn sử dụng máy photocopy văn phòng một cách dễ dàng và hiệu quả!