Thiết Lập User Code Để Kiểm Soát In Và Photocopy Trên Máy Ricoh

Hướng Dẫn Tạo User Code Quản Lý In và Photocopy Trên Máy Photocopy Ricoh

Khi sử dụng máy photocopy Ricoh, mỗi người dùng cần có một mã code hoặc mật khẩu riêng để thực hiện các chức năng như in, photocopy hoặc scan. Việc này giúp các nhà quản lý kiểm soát số lượng bản in và bản photocopy của từng người dùng hoặc phòng ban, đặc biệt là khi thuê máy photocopy cho văn phòng hoặc công trình lớn.

Lợi ích của việc sử dụng User Code:

Quản lý hiệu quả: Đối với những văn phòng lớn với số lượng người sử dụng máy photocopy từ 30 người trở lên, việc quản lý sử dụng trở nên rất quan trọng. User Code giúp các nhà quản lý theo dõi và kiểm soát việc sử dụng máy photocopy của nhân viên, từ đó có thể phát hiện và điều chỉnh việc sử dụng không hợp lý.
Báo cáo chi tiết: Máy photocopy Ricoh cung cấp báo cáo hàng tháng về số lượng bản in và photocopy của từng người dùng, giúp bạn dễ dàng đánh giá mức độ sử dụng và điều chỉnh nếu cần.

Các bước để tạo và quản lý User Code trên máy photocopy Ricoh:

Tạo danh sách nhân viên và mã code:
- Tạo danh sách nhân viên và cấp cho mỗi người một mã code riêng biệt. Khuyến nghị sử dụng mật mã 4 số để dễ dàng quản lý.
Nhập danh sách vào máy photocopy:
- Nhập danh sách và mã code vào máy photocopy Ricoh thông qua giao diện quản lý.
Bật tính năng User Code:
- Truy cập vào menu cấu hình của máy photocopy để kích hoạt tính năng User Code.
Cấu hình trên máy tính cá nhân:
- Kết nối máy photocopy với máy tính cá nhân và thực hiện cấu hình cần thiết để thiết lập và quản lý User Code.

Hướng dẫn chi tiết cấu hình User Code:

Bật tính năng User Code:
- Trên máy photocopy Ricoh, bấm nút User Tool -> System Setting -> Administrator Tools -> Page 2 -> User Authentication Management.