Hướng Dẫn Cài Đặt Scan Email Qua Gmail Trên Máy Photocopy Ricoh

Hiện nay, việc cài đặt tính năng scan email qua Gmail trên máy photocopy Ricoh đã trở nên khó khăn hơn so với trước đây. Tuy nhiên, trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt đơn giản và dễ hiểu nhất để thực hiện việc gửi email qua Gmail khi quét tài liệu trên máy photocopy Ricoh.

Chuẩn Bị

• Một tài khoản Gmail hoạt động.
• Máy photocopy Ricoh đã được kết nối mạng đầy đủ (có DNS, IP, Gateway).

Các Bước Cài Đặt Scan Email Trên Máy Photocopy Ricoh

Bước 1: Tạo Mật Khẩu Ứng Dụng cho Gmail

1. Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình và truy cập vào phần Quản lý Tài Khoản Google.
2. Trong menu Bảo Mật, chọn Xác Minh 2 Bước và thực hiện các bước để bật xác minh 2 lớp.
3. Sau khi bật xác minh 2 lớp, bạn sẽ tạo Mật Khẩu Ứng Dụng. Đây là mật khẩu riêng biệt để sử dụng cho các ứng dụng bên ngoài (như máy photocopy Ricoh). Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn và chọn ứng dụng là “Mail” và thiết bị là “Other” (với tên tùy chỉnh như “Ricoh Scanner”).
4. Google sẽ cung cấp một mật khẩu ứng dụng, sao chép mật khẩu này để sử dụng trong bước cài đặt trên máy Ricoh.

Bước 2: Đăng Nhập Vào Máy Photocopy Ricoh

1. Trên màn hình máy photocopy Ricoh, bạn bấm vào Login.
   • User: Nhập Admin.
   • Password: Để trống (hoặc nhập mật khẩu nếu máy đã được thay đổi).
2. Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục Device Management ở menu bên trái.
3. Tiếp theo, chọn Configuration, rồi bấm vào Email để bắt đầu cấu hình cài đặt scan email.

Bước 3: Cấu Hình Máy Photocopy Ricoh

1. Trong phần cấu hình Email, bạn sẽ cần nhập các thông số sau:
   • SMTP Server: smtp.gmail.com
   • Port: 587 (sử dụng mã hóa TLS).
   • User Name: Địa chỉ Gmail của bạn (ví dụ: your-email@gmail.com).
   • Password: Nhập mật khẩu ứng dụng mà bạn đã tạo ở Bước 1.
2. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên, nhấn OK để lưu cấu hình.
3. Cuối cùng, bạn có thể thêm địa chỉ email mà bạn muốn gửi email tới khi quét tài liệu.

Hoàn Tất Cài Đặt

Khi các bước trên đã hoàn thành, bạn có thể sử dụng tính năng Scan to Email trên máy photocopy Ricoh. Quét tài liệu và gửi qua Gmail trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn dễ dàng cấu hình tính năng scan email qua Gmail trên máy photocopy Ricoh. Chúc bạn thành công!